Top 10 der Dos and Don’ts mit der Garantie zum Erfolg!

In letzter Zeit höre ich immer häufiger von KundInnen, KlientInnen, SeminarteilnehmerInnen, ja, sogar von den Jugendlichen, dass sie nicht mehr können. Das all das online sein, das Online-Leben, sie total überfordert. Hier und da hörte ich Klagen und Stöhnen, bekam aber kein klares Gefühl dafür, was es wirklich ist, was uns alle zurzeit so müde macht und die Energie raubt.

In Einzelgesprächen konnte ich auf konkrete Problematiken eingehen und Lösungen erarbeiten, aber wo ist der Haken im Großen und Ganzen?

Natürlich spielt die derzeitige Situation, die wir durch den zweiten Lockdown haben, eine sehr große Rolle. Wir sind seit März weltweit im Ausnahmezustand. Die Unsicherheit in Bezug auf das was kommt, ist enorm und wirkt sich auf den gesamten Körper und die Psyche aus. Viele Menschen reagieren mit:

  • Gestresst sein
  • Erschöpfung
  • Aggression
  • Psychosomatiken, wie zum Beispiel Kopfschmerzen, Nacken – und Rückenschmerzen etc.

Was kann man tun, um sich das Leben, in dieser herausfordernden Zeit, etwas zu erleichtern?

Ich bin (in diesem Jahr – 2021) seit 30 Jahren selbstständig und arbeite seitdem genauso, wie es seit März 2020 die meisten müssen. Die meiste Zeit arbeite ich von zuhause aus. Hier und da bin ich vor Ort in den unterschiedlichsten Unternehmen. Meetings fanden früher in den Firmen, entweder vor Ort statt oder, wie sehr häufig, über Telefonkonferenzen. Somit habe ich mich gefragt, was hat mich am meisten an den Telefonkonferenzen gestört, oder gestresst?

Es war:

  1. das extrem lange, sehr konzentrierte Hinhören.
  2. Oft wechselte plötzlich der Gesprächspartner und ich wusste nicht, wer gerade redet.
  3. KollegInnen machten sich Notizen am Laptop und ich hörte immer dieses laute Klackern der Tastatur.
  4. Andere standen plötzlich auf und es entstanden störende Nebengeräusche.
  5. Das Flüstern derer, die zusammen an der Telefonspinne saßen und sich intern unterhielten.

So oft konnte ich mich nicht mehr konzentrieren, weil ich mit all dem total überfordert war. Nicht Inhaltlich, sondern mit dem, was an Außeneinfluss auf mich einströmte, ohne dass ich Einfluss darauf nehmen konnte.

In den Zoom-Meetings ist es sehr ähnlich. Hier haben wir sogar noch mehr Einflüsse, die uns aus dem Gleichgewicht bringen können und unsere Konzentration mindern.

Aber wie kann man diese derzeitigen Gegebenheiten so gestalten, dass sie nicht mehr zur Herausforderung werden? Wie können wir diese zwangsläufigen Veränderungen unseres Alltags und unseres Arbeitslebens so gestalten, dass es uns über kurz oder lang sogar Freude bereitet?

Nun, hier müssen wir mehrere Faktoren berücksichtigen und es ist wichtig, dass alle an einem Strang ziehen.

Top 10 der Dos

  • starte deinen Tag so, als würdest du ganz normal zur Arbeit gehen

  • kleide dich so, wie du dich zur Arbeit anziehen würdest

  • gestalte deine Morgenroutine genau so, als würdest du pünktlich aus dem Haus gehen

  • richte dir zuhause (wenn möglich) einen Arbeitsplatz ein, den du von deinem privaten Umfeld abgrenzen kannst

  • schaffe dir eine Arbeits- und Freizeitstruktur

  • Pausen richte dir öfter und, insbesondere die Mittagspause, länger ein

  • nimm dir für deine Pausen Zeit und gehe auch kurz vor die Türe / ans Fenster / auf den Balkon

  • ein kurzer Spaziergang oder ein paar Bewegungsübungen sind goldwert

  • Lass dein Handy / Tablet in den Pausen aus

  • halte dich, wenn eben möglich, strickt an deine Struktur und ritualisiere deinen Arbeitsalltag

Top 10 der Don’ts

  • Ausschlafen und Rumtrödeln ist ein No-Go

  • Setze dich nicht im Pyjama oder Jogginganzug an den Schreibtisch

  • lass dich nicht von privaten Dingen – wie z. B.: Waschmaschine einstellen, rasch das Geschirr abwaschen, nebenher den Fernseher laufen lassen … – ablenken

  • den Arbeitsplatz nicht im Schlafzimmer einrichten, denn das ist deine Ruhe-Oase

  • arbeite und lebe nicht spontan

  • ohne Pause durcharbeiten geht gar nicht

  • am Schreibtisch essen oder rauchen ist ein No-Go

  • in den Pausen wieder auf Bildschirme starren, ist ungesund für die Augen und die Psyche

  • Pausen unstrukturiert und nach Bauchgefühl machen geht gar nicht

  • heute so und morgen so schafft Chaos in deinem Kopf

Neue Situationen neue Strukturen

Du findest vielleicht all diese To-dos total überflüssig und genießt zurzeit deine Freiheit, Flexibilität und Spontanität, die sich aus dem Homeoffice augenscheinlich erst einmal ergeben? Okay, das kann ich gut verstehen, aber der Schein trügt.

Es ist nämlich so, dass wir Gewohnheitstiere sind und wir uns, bei neuen Situationen, ganz neu konditionieren müssen. Wenn wir uns keine Struktur schaffen, die – natürlich – zu unserer Arbeit, unserem Umfeld und unserem Familienstand passen muss, endet alles über kurz oder lang im Chaos.

Das Gleiche gilt, wenn wir oder unsere Vorgesetzten krampfhaft versuchen, alles beim „Alten“ zu lassen und die neuen Umstände schlichtweg ignorieren.

Ein Beispiel für unzulängliche Online-Meetings

Eine Freundin berichtete mir, dass die Tagung, der sie beiwohnen musste, sehr anstrengend und stressig von ihr empfunden wurde. Als ich sie nach dem Ablauf fragte, schickte sie mir zwei Agenden, der jährlichen zweitägigen Tagung, die normalerweise in einem 5 Sternehotel stattfindet. Es war einmal eine Agenda aus dem letzten Jahr, die wie beschrieben, in einem Hotel stattgefunden hatte und die aktuelle in diesem Jahr, online.

Beim Vergleich stellte ich fest, dass die Online-Tagung:

  1. früher startete
  2. die Pausen kürzer und weniger waren
  3. die Menge der Informationen geballt war und diese schnell wechselten

Ziel der Leitung war es, möglichst „schnell“ alle Infos an die AußendienstmitarbeiterInnen zu tragen. Kein Wunder, dass nicht nur meine Freundin total erschöpft war und mir erzählte, dass sie irgendwann unbewusst abgeschaltet hat. Folge für sie und viele ihrer KollegInnen, denen es ähnlich erging war, dass sie nicht nur die psychosoziale Komponente eines Präsenztreffens vermissten, sondern auch noch das Gefühl hatten, nicht ausreichen informier worden zu sein. Auswirkungen sind unter anderem, ein schlechtes Gewissen und der Anspruch, alles nacharbeiten zu müssen. Das schürt Unzufriedenheit und macht schlechte Laune.

Wie geht es besser?

Insbesondere bei Online-Tagungen oder Meetings gelten ganz neue Regeln. Es ist ein Trugschluss zu glauben, dass  man online alles schneller durchziehen kann. Ganz im Gegenteil.

Bei Präsenzterminen sind wir nicht in unserem privaten Umfeld. Wir stellen uns psychisch und physisch auf Arbeiten ein und zeigen uns bei solchen Terminen von unserer „besten Seite“. Alle sollen einen möglichst guten Eindruck von uns haben. Wir freuen uns darauf, mit lieben KollegInnen, die wir länger nicht gesehen haben, zu sprechen und sich hier und da auch privat auszutauschen. Auch die Freude, bei den Mahlzeiten bedient zu werden, ist im Unterbewusstsein verankert. All diese Komponenten fallen beim Online-Meeting weg. Hier können wir sogar in den Rückzug gehen und kurzfristig mal den Ton und die Kamera abschalten.

Wenn wir dann noch Familie haben und wir, vielleicht durch kleine Kinder, aus der Konzentration geholt werden, verlieren wir schnell den Anschluss. Unzufriedenheit stellt sich ein, weil wir nicht allen und allem gerecht werden können. Darum ist es umso wichtiger, dass online die Informationssequenzen nicht länger als 45 Minuten dauern. Dann muss eine Pause her. Die sprichwörtliche „Zigarettenlängenpause“ von ca. 10 Minuten.

Eine Frühstückspause kann in dem Moment entfallen. Jedoch muss die Mittagspause mindesten 60 Minuten umfassen. Das ist wichtig, damit die TeilnehmerInnen und auch die ModeratorInnen, einmal komplett den Kopf frei bekommen können. Relevant sind regelmäßig eingeplante Frage- und Antwortenzeiten. Empfehlenswert ist es, wenn während der Vorträge und Präsentationen eine Person den Chat bearbeitet und die TeilnehmerInnen die Möglichkeit haben, währenddessen die Fragen zu stellen. Dann wird die Fragerunde kürzer und gleiche Fragen können schon im Vorfeld zusammengefasst werden.

Ebenso ist es wichtig, dass die TeilnehmerInnen vorab ein Handout erhalten, das so aufgebaut ist, dass eigene Notizen ausreichend Platz haben. Weiteres Arbeitsmaterial, das eventuell bei einem Präsenztermin verteilt worden wäre, muss vorab an alle TeilnehmerInnen verschickt werden. So gestaltet sich das Ganze interessanter und vielseitiger. Das passive Zuhören wird immer wieder durch aktives Tun unterbrochen und holt den Teilnehmer aus der 2-D Welt zurück in die 3-D Welt. Das ist sowohl für die Augen als auch für unser Empfinden ausgesprochen wichtig.

Natürlich ist diese Vorgehensweise erst einmal zeitaufwändiger. Aber unterm Strich werden Kosten gespart sowie die Effektivität, als auch die Produktivität erhöht. Der Nebeneffekt sind zufrieden MitarbeiterInnen und die Burnout-Quote wird minimiert.

Ich hoffe sehr, dass dieser kleine Leitfaden für dich eine Hilfe sein kann. Solltest du noch Fragen haben, oder meine Unterstützung wünschen, freue ich mich, wenn wir uns in einer virtuellen Kaffeepause treffen.

Zur Terminabsprache kommst du HIER

Ich freue mich, wenn Du Deine Erfahrungen mit mir teilst: